회의 반으로 줄이고 두 배로 잘하는 법 ●우치다 마사시 지음/양영철 옮김 저자 우치다 마사시는 1975년 와세다 대학 정치경제학부를 졸업하고 비즈니스 잡지 「자기계발」의 편집장을 거쳐, 1986년 사원교육 전문가로서 독립했다. 현재 우치다 비즈니스 교육 연구소에서 기업, 관공서의 직원들을 교육하고 있다. 저서로 『20대 리더, 사람의 마음을 사로잡는 법』『부하를 육성하는 OJT의 책』『정열적인 리더십』『마음에 걸리는 부하 지도법 90』『이런 관리자가 회사와 부하를 망친다』등 다수가 있다 목적에 따른 회의의 4가지 형태 ‘회의’라는 개념 속에는 여러 형태의 모임이 있으나 기본적으로 회의의 형태는 회의 목적과 참가 인원에 따라 결정된다. 각각의 회의의 특징과 진행법을 이해하고 있으면 보다 적절한 준비와 원만한 의사 진행을 할 수 있다. ·정보 전달형 회의 - 간부, 책임자가 부하들에게 자신의 생각이나 정보를 전달하고 그에 대한 질문을 받는 회의. 이 회의의 장점은 한 번에 많은 사람들과 정보를 공유할 수 있고 이를 통해 일체감을 형성할 수 있다는 점. 그러나 질문을 주고받는다 하더라도 결과적으로는 일방적인 커뮤니케이션이 되기 쉽다는 단점이 있다. 이러한 형태의 회의는 정보를 공유하는 것이 목적이다. ·의사 조정형 회의 - 사내에서 의견이 통일되어 있지 않은 경우 하나의 목표나 과제를 향해 서로의 의견을 조율해 가는 회의. 부서 내의 프로젝트 활동에 주로 이용한다. 서로의 의견을 솔직하게 교환하고, 서로의 입장과 사정을 이해하는 것이 가장 좋은 결론을 찾아낼 수 있는 방법이므로, 활발한 커뮤니케이션을 통해 참석자들 사이의 일체감을 형성시키는 것이 사회자의 중요한 역할이다. ·문제 해결형 회의 - 직장에서 어떤 문제가 발생했을 때 이에 대한 긴급 대책이나 중장기적인 대책을 세우기 위한 회의. 사회자를 중심으로 ‘현상 분석’, ‘원인 추적(진상 규명)’, ‘개선책 입안’의 단계를 밟는다. ·기획 입안형 회의 - 새로운 상품이나 서비스를 개발하거나 판매 전략 등을 수립할 때 하는 회의 형태로 참석자 모두가 자유롭게 아이디어를 내놓을 수 있는 자유로운 분위기가 중요하다. 수치나 데이터, 견본, 모형도 등을 이용한 발언으로 이루어지는 경우가 많으므로 회의 참석을 위해 OHP나 비디오, 컴퓨터 등의 기구를 자유자재로 사용할 수 있어야 한다. 이상 위에서 설명한 회의 형태들은 2가지 이상 혼합되기도 하므로 사회자는 회의 목적을 파악하고 충분한 준비 후 회의에 임해야 한다. 활기찬 회의! 이렇게 준비하라 회의를 시작하자 사회자인 H대리는 다음과 같이 말머리를 열었다. “오늘은 최근 늘고 있는 품질불량에 관한 고객들의 불만에 어떻게 대응해야 하는지에 대해 논의하고자 합니다. 의견이 있으신 분들은 말씀해 주십시오.” 그러나 모두들 묵묵부답으로 있을 뿐 의견을 내는 사람이 한 사람도 없었다. 참석자들은 모두 문제의식이 부족했던 것일까? 사회자 H대리의 회의 주제를 설명하는 방식에는 문제가 있다. 이 경우에 ‘품질 불량에 관한 고객들의 불만?이라고 애매한 표현을 쓰기보다는 어디에서, 어느 상품에 대해, 어떤 내용의 불만이, 어느 정도나 있었는지, 불만을 이대로 방치해 두면 어떻게 될지, 짐작할 수 있는 원인은 무엇인지, 지금까지는 어떻게 대응했는지 구체적인 수치를 들어서 설명하는 것이 좋다. 즉, 회의 주제를 설명할 때에는 ‘데이터를 제시한다’는 생각이 중요하다. 데이터 자료를 사전에 배포해 읽어오게 하거나, 회의의 첫머리에서 간결하게 주제를 설명하면 활발한 논의를 기대할 수 있다. 또 회의 주제는 가능한 오래 설명하지 않는 것이 중요하다. 사회자의 말이 처음부터 길어지면 참석자 들의 집중력이 떨어질 뿐만 아니라 사회자에 대한 반발심까지 유발시킬 수 있기 때문이다. 또한 사회자는 유머러스하게 이야기할 수 있는 여유도 필요하다. 진행기술이 회의의 성패를 좌우한다 사회자는 냉정해야 한다. 같은 말을 할 때에도 좀 더 부드럽게 말해 보다 자유롭게 회의참석자들이 발언할 수 있도록 해야 한다. 또한 사회자는 찬성의견이나 반대 의견을 말해서는 안된다. 사회자가 질문을 잘하면 의문과 불안한 점을 해소하고, 정보나 인식의 공유를 유도하며, 일부 참석자의 독기를 뺄 수 있다. 질문의 이점은 더 있다. 질문을 통해 참석자 모두를 결론으로 유도해 가는 고차원적인 테크닉이 숨어 있다. 사회자의 부정적인 발언은 참석자의 사기를 떨어뜨린다. 그러므로 사회자는 항상 긍정적인 생각을 가지고 있어야 한다. 심각하고 해결하기 어려운 문제에 대해 논의할 때라 해도 ‘다 함께 머리를 짜내면 반드시 해결책이 있을 것’이라는 태도로 회의를 진행해야 한다. 그래야 참석자들의 신뢰를 얻을 수 있다. 논의가 막혔을 때는