제4장 사내의 상식과 매너, 이것만 알아두면 문제없다. 1. 직장내의 매너를 알아두자. 접객 매너를 공부하자. ① 찾아올 손님과 약속이 되어 있다면 안내 데스크에 미리 알려둔다. ② 손님을 기다리게 해서는 안된다. ③ 하찮은 일이라 여겨질 수도 있으나 내놓을 음료수에도 신경을 써, 여름에는 차갑게 해 놓은 음료를 내놓고 겨울에는 따뜻한 차를 내놓자. ④ 정성을 다해 배웅하자. 엘리베이터 앞에까지 배웅하는 것이 원칙이며, 거래처의 중역과 주주의 경우에는 현관 앞까지 배웅한다. 차가 떠날 때 가볍게 목 인사를 하며 차가 보이지 않을 때까지 배웅한다. 면담이 오래 갈 경우에는 이렇게 대처하라. ① 별 내용 없이 면담이 오래갈 경우에는 상대방의 기분이 상하지 않도록 ‘죄송합니다만, 5시에 ○○회사 를 방문하게 되어 있어서…’식으로 적당한 구실을 찾아내는 것도 하나의 방법이다. ② 항상 면담이 길어지는 상대라면 사전에 동료에게 부탁하여 빠져나올 기회를 미리 만들어둔다. 2. 자리 배정에도 룰이 있다. 연회나 어떠한 모임에서 자리를 배정하는 것은 쉬운 일이 아니다. 항상 염두에 두어야 할 점은 입구에서 멀수록 상석이다. 기차와 비행기의 경우에는 진행 방향 창가쪽이 상석이다. 그러나 사람에 따라서는 마음대로 이동할 수 없는 창가를 선호하지 않는 사람도 있으니 솔직히 ‘이 자리, 괜찮으시겠습니까? '하고 물어보는 것도 좋을 것이다. 3. 타사를 방문 할 때는 이렇게 하라. ① 약속은 방문하는 회사의 형편을 우선하라. 타사를 방문하는 경우에는 3일 전부터 일주일 전 사이에 미리 전화로 상대방의 시간과 사정을 확인 하고 방문 날짜와 시간을 정한다. 또한 방문 목적과 동행자 수를 알려주는 것도 기본 매너다. ② 용건은 간결하게 끝낸다. 본론에 들어가기 전에 우선 시간은 괜찮은지, 얼마동안 시간을 할애할 수 있는지 확인한다. 진행 도중 이야기가 길어져 약속시간을 넘길 것 같은 경우에는 계속해도 괜찮은지에 관해 묻고, 상대방이 시계를 보거나 바쁜 기색이 보이면 이야기가 다 끝나지 않은 경우라도 다음 약속을 정하고 끝내는 것이 좋다. 4. 깔끔한 명함 교환 방법 명함을 교환하는 것도 자기 소개와 마찬가지로 다음과 같은 원칙이 있다. ① 손아래 사람이 먼저 건넨다. ② 지위나 직책이 낮은 사람이 먼저 건넨다. ③ 방문한 사람이 먼저 건넨다. ④ 거래를 위한 만남이라면 판매하는 쪽이 먼저 건넨다. ⑤ 중개인이 있다면 중개인과 좀더 친밀한 관계인 쪽이 먼저 건넨다. 그러나 판단하기 어려운 상황인 경우에는 망설일 것 없이 먼저 건네는 것이 결례가 되지 않을 확률이 높다. 명함을 잊고 안 가지고 가는 경우가 있어서는 안되지만 만약 그러한 경우에는 상대방이 명함을 내밀기 전에 ‘대단히 죄송합니다만, 마침 오늘 명함이 다 떨어져서...'라고 양해를 구한다. 상대방이 명함을 건네기 전에 사죄의 뜻을 구하는 것이 포인트다. 제5장 반드시 알아두어야 할 문서 작성과 전화 테크닉 1. 문서 작성의 기본을 익히자. 현재 회사의 대부분의 문서는 워드 프로세서로 작성되고 있지만 위로의 편지나 감사, 사죄의 뜻을 담은 편지는 손으로 직접 쓴다. 2. 반드시 통과되는 기획서 작성법 우선 독특한 타이틀에 승부를 건다. 사람들의 눈길을 끌 만한 타이틀로 한번에 사로잡도록 한다. ① 기획의 목적을 간단명료하게 설명한다. ② 예산, 수지 관계의 숫자를 제시한다. 비용 계산은 중요한 항목이다. 특히 시장 데이터와 과거의 실적 등을 표시하고, 어느 정도의 수익이 예상되는지는 상사와 클라이언트가 가장 알고 싶어하는 항목이다. ③ 스케줄을 명기한다. 필요한 일수와 실시 예정일을 기입한다. ④ 보기 편한 기획서가 되도록 한다. 그림이나 그래프, 사진, 일러스트 등을 삽입하여 시각을 끈다. ⑤ 기획서의 개성을 어필한다. 자신 나름대로의 감상과 아이디어, 장점 등을 자신을 가지고 논리적으로 기입한다. ‘∼일지도 모른다’‘∼와 같이 생각된다’와 같은 약한 표현은 쓰지 않는다. 3. 문서 정정 방법 장부의 숫자를 정정하는 데는 기본 룰이 있다. 옆으로 두 개의 선을 그어 지우고 그 바로 위의 여백에 다시 숫자를 기입한다. 정정선의 오른쪽 끝에 정정한 자의 도장을 찍는다. 숫자 전체를 까맣게 칠하거나 ×표로 지우거나 해서는 안 된다. 또한 수정액으로 지워서도 안 된다. 정정선과 숫자는 같은 색의 필기구를 사용한다. 숫자를 검은 색의 필기구로 기입하였는데, 정정선을 빨간 색으로 그어서는 안된다. 4. 전화를 거는 방법 신속, 정중, 정확, 간결을 염두에 두고 전화를 걸자. ① 상대방의 전화번호, 회사명, 소속, 이름, 직책을 사전에 메모해둔다. ② 용건을 메모해두고 필요한 서류와 자료를 꺼내 가까이 둔다. ③ 언제라도 메모할

최종옥/ 북코스모스 대표
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