능력있는 사람의 시간관리 ●줄리 모건스턴 지음/노혜숙 옮김 저자 소개 저자 줄리 모건스턴는 미국의 시간·공간관리 전문가로 공간관리 컨설팅 회사인 태스크마스터스의 설립자다. 언론인 겸 작가로 활동중이기도 한 그녀는 오프라 윈프리가 만드는 잡지인 「O」의 고정칼럼을 통해 독자들의 문제를 해결해 주면서 「뉴욕 타임즈」 「월스트리트 저널」 「코스모폴리탄」 등의 잡지에 글을 싣고 있다. <오프라 윈프리 쇼>, <투데이 쇼>, <내셔널 퍼블릭 라디오> 등의 방송매체에서도 활약하고 있다. 저서로는 「내 인생을 확 바꾸는 공간 마법사」가 있다. Warming up - 능력있는 사람의 시간관리 이해하기 ·능력있는 사람의 시간관리는 다르다 시간관리란 각자의 습관이나 개성, 삶의 목표에 맞는 일정을 만들고 그 일정에 따라 중요시하는 활동의 자리를 마련하는 것이다. 따라서 시간관리는 개인에 따라 다르다. - 패트리스 : 정돈되고 규칙적이며 평온하다. 서른여덟살인 패트리스는 여성 패션 잡지사에서 기자로 일하고 있으며, 네 살짜리 아이가 있다. 패트리스는 모든 일에 걸리는 시간을 정확하게 파악한 후 일정을 여유 있게 조절한다. 그녀는 중요한 일들을 분명하게 처리할 수 있도록 규칙적이고 평온하며 알차게 시간을 보낸다. - 앤드류 : 일을 중심으로 빠르고 불규칙하게 전개한다. 쉰여섯살인 앤드류는 세계에서 가장 큰 호텔 체인의 최고경영자이다. 앤드류는 일을 매우 효율적으로 위임한다. 우수한 인재들을 채용해 적재적소에 배치했고, 긴밀한 협조를 통해 신속한 팀워크를 유지하도록 했다. 의사 전달을 신속하고 정확하게 할 수 있도록 컴퓨터를 네트워크로 연결한 후 체크리스트와 문서 양식을 만들어 그의 스케줄을 비서가 확인하고 준비할 수 있도록 해 놓았다. 그리고 그는 사원들의 요구에도 즉각적으로 답한다. 결재서류들을 훑어보고 종이에 메모를 하거나 사내 양식에 작성한 후 곧바로 보낸다. 패트리스는 일주일을 정해진 틀에 맞춰 살아가는 반면, 앤드류는 정해진 규칙 없이 그때그때 대응하고 있다. 그러나 두 사람 모두 자신의 시간관리 방식에 만족하고 즐거운 마음으로 활기찬 생활을 한다. ·시간관리가 안 되는 원인을 찾자 우리의 일정에 각각의 일을 위한 분명한 자리를 정해 두어야 한다. 자신에게 중요하다고 생각되는 일이 있다면 그 일을 위해 일정한 시간을 준비해 두어야 한다. 활동 시간이 적당해야 한다. 자신의 에너지와 집중력 주기와 맞지 않으면 일에 능률이 오르지 않는 것은 당연하다. 일이 복잡하고 규모가 커도 안 된다. 일이 너무 복잡하고 성가실 때는 아예 포기하던가 반드시 해야 할 일이라면 과감하게 단순화시켜야 한다. 일의 규모가 커서 엄두가 나지 않을 때에는 일을 여러 단계로 나누자. 체력에 한계가 올 수도 있다. 스스로 깨닫지 못하는 여러 가지 건강 문제 때문에 일의 속도가 느려진다. 평소 일상적인 건강관리에 유의해야 한다. 많은 과도기적 상황이 있고 생활의 구조가 변하면 적응할 때까지 시간이 걸린다. 일시적인 과도기가 생겨서 헤매고 있다면 자신의 목표를 재확인해서 기본적인 규칙을 다시 만들어야 한다. 하는 일이 없으면 불안한 사람도 있다. 이런 사람은 계속해서 일정을 세우고 머릿속에 뭔가를 채워 넣어서 인생에서 정말 하고 싶은 것이 무엇인지와 같은 문제들에 대해 생각할 겨를이 없다. 다른 사람들에게 지나친 배려를 하고 있지는 않은지 생각해 볼 필요가 있다. 거절하지 않아서 생기는 득보다 해가 더 클 수도 있다는 사실을 명심하자. 모든 일을 완벽하게 하려고 하면 해야 할 일들을 다 끝낼 수 없다. 완벽주의자들은 모든 일을 최고 수준으로 해내려고 하는 반면 훌륭한 시간관리자들은 일의 경중을 따져 우선순위를 정한다. 최대한 노력을 들여야 할 일과 그렇지 않은 일은 따로 있다. ·구체적인 활동 시간대를 그려보자 시간지도란 생활에 이상적인 균형을 잡아주는 기본적인 일정표이며, 우리의 하루, 일주일 그리고 한 달을 한눈에 볼 수 있게 한다. 또한 예정에 없던 일이 생겼을 때 시간지도를 보면서 그 일에 필요한 시간이 있는지의 여부를 판단해서 일정에 추가하거나 생략할 수 있다. 시간지도에 구체적인 활동 시간대를 정해서 일주일 전체를 구성해 보자. 시간지도를 만들어서 2주일 동안 실천해 보면서 시간지도가 자신에게 잘 맞는지 분명하게 평가하고 조정하자. ·완성된 시간지도를 활용해 보자 재정설계사인 미란다는 도무지 능률이 오르지 않았다. 그녀는 고객이 전화해서 만나자고 하면 “그러죠. 언제가 좋으시죠?"하고 즉각 승낙하고, 고객이 어떤 시간을 요구하든 자신은 상관없다고 했다. 실은 그 시간에 포트폴리오 작업을 하려고 마음먹고 있었지만 고객이 만나자고 하면 언제나 그 일을